Os ydych am wneud yn siŵr bod y dreth Trafodiadau Tir cywir yn cael ei thalu ar yr eiddo cywir, gan y person cywir, mae’n amlwg bod angen i leoliad yr eiddo fod yn gywir.

Roedd Awdurdod Cyllid Cymru am ddeall pam - mewn rhai achosion – nad oedd y data cyfeiriad yn gywir ar gyfer rhai ffurflenni treth. Mae dau sbardun arall wedi cyfrannu at ddeall pam nad yw data lleoliad bob amser yn iawn; y cyntaf yw creu tîm prosiect ym mis Ebrill 2022 i archwilio platfform data Tir ac Eiddo sy’n darparu setiau data daearyddol o ansawdd uchel ledled Cymru. Byddai angen data lleoliad o ansawdd da ar unrhyw blatfform er mwyn iddo weithio’n dda. Yr ail oedd cyhoeddi cyfradd leol newydd o Dreth Trafodiadau Tir ar 4 Gorffennaf 2022 a gynyddodd angen pobl am ddata eiddo daearyddol o well ansawdd.

Ym mis Mehefin 2022 gwnaethom waith ymchwil gyda llond llaw o gyfreithwyr a thrawsgludwyr er mwyn deall beth sy’n digwydd pan fyddan nhw’n rhoi cyfeiriad yr eiddo ar y ffurflen Dreth Trafodiadau Tir.

Pam fod chwilio am god post yn gallu bod yn broblem

Ar yr wyneb - mae’n anodd gweld sut y gallai cyfeiriad fod yn anghywir. Buom yn gwylio defnyddwyr yn mewnbynnu codau post ar gyfer eiddo ac yna’n dewis cyfeiriadau o restr. Mae cyfres o gyfeiriadau’n ymddangos ar gyfer y cod post y mae’r person yn ei fewnbynnu. Roeddem yn damcaniaethu tybed a oedd rhyw broblem gyda’r chwiliwr cyfeiriadau neu os nad oedd pobl yn ei ddefnyddio. Ond mewn gwirionedd, defnyddiodd ein holl gyfranogwyr y chwiliwr cyfeiriadau – a’r rhan fwyaf ohonyn nhw’n gwneud hynny heb unrhyw broblem.

Fodd bynnag, gan un o’n cyfranogwyr, ac efallai bod yr ymddygiad hwn yn rhoi cliw i ni ynglŷn â’r hyn sy’n digwydd rhywfaint o’r amser, dyma welsom ac a glywsom ni:

Y cyfranogwyr yn mewnbynnu cod post.

Rhestr o gyfeiriadau’n ymddangos.

Y cyfranogwr yn dweud “Dydy’r cyfeiriad dwi’n chwilio amdano ddim ar y rhestr yma”

Saib.

Mae’n edrych ar y rhestr gyfeiriadau eto.

“O, ydy”

Dwi’n gofyn beth maen nhw wedi’i ddewis.

“Dwi wedi dewis - “cyn swyddfa bost”

Meddai’r cyfranogwyr “Dydy hwn ddim yn union yr un peth ag oedd ar fy rhestr a dwi’n gwybod o wirio copïau’r swyddfa mai “Yr Hen Swyddfa Bost” nid y “Cyn Swyddfa Bost” ydy enw’r eiddo yma – dydw i ddim yn gwybod a yw’r [cyfeiriad hwn] yr un un ond dwi’n hysbysu ACC mai dyma’r eiddo rydw i am dalu treth stamp arno” [P4]

Mae’r cyfranogwr yn golygu cyfeiriad lleoedd OS â llaw o “Cyn Swyddfa Bost” i “Y Swyddfa Bost”.

Mae golygiadau bach fel hyn, yn “cywiro” neu’n alinio’r data i gyd-fynd â’u set ddata eu hunain sydd yn yr achos hwn yn weithredoedd teitl neu’n ddogfen drosglwyddo. Mae angen i’r asiant gael y data i gyd-fynd â’r gweithredoedd teitl a’r ddogfen drosglwyddo. Nid yw’r hyn a ddywed y set ddata sylfaenol sy’n cael ei defnyddio’n yn cyd-fynd â’r hyn sydd angen iddi ddweud. Felly mae angen i’r asiant ei golygu. Fodd bynnag, unwaith y mae data cyfeiriad yn cael ei fewnbynnu â llaw mae anghysondeb rhwng y set ddata cyfeiriadau a data’r defnyddwyr.

Sut mae gwallau’n llithro i gyfeiriadau wrth brosesau â llaw

Roedd yr ail beth ddysgon ni ynglŷn â’r broses o gwblhau’r ffurflen dreth. Roedd yr elfennau hynny a wnaed â llaw yn cael effaith sylweddol ar gywirdeb y cwblhau.

Mae’r cyfranogwr hwn yn egluro i mi sut maen nhw’n cael y manylion sydd eu hangen ar gyfer eu mewnbynnu i’r ffurflen dreth ar-lein:

“Mae hwn yn gopi wedi’i sganio felly alla i ddim ei gopïo a’i ludo - felly dyna pam dwi’n ei ysgrifennu i lawr”

Mae gan y cyfranogwr ddarn o bapur o’u blaenau.

Maen nhw’n ysgrifennu â llaw y manylion sydd eu hangen arnyn nhw er mwyn cwblhau’r ffurflen dreth ar y papur, yn aml o PDFs neu o’u systemau mewnol pwrpasol eu hunain.

Yna maen nhw’n defnyddio’r hyn sydd ganddyn nhw ar eu darn o bapur - gan ail-deipio’r cyfan i mewn i’r ffurflen dreth.

Sylwadau cyfranogwr arall: “Mae les yn gallu bod yn 50 tudalen o hyd - efallai bod y wybodaeth sydd ei angen arnoch chi yn y diffiniadau ond efallai ddim (felly mae ei farcio ar bad ysgrifennu) yn arbed gorfod chwilio drwy’r les gyfan” P2

Yn amlwg mae’r ymdrech wybyddol o ddod o hyd i’r wybodaeth gywir mewn dogfennau hir, yna ei thrawsgrifio â llaw ar ddarn o bapur ac yna ail-drosglwyddo’r wybodaeth i’r ffurflen dreth ar-lein yn broses a all fynd o chwith yn hawdd.

Er nad oes neb yn mynd i gyfaddef bod pethau’n mynd o chwith, neu ba mor aml y mae hyn yn digwydd, fe nododd y cyfranogwyr mai un o’r pethau roedden nhw wir yn ei werthfawrogi am y Dreth Trafodiadau Tir oedd pa mor hawdd oedd gwneud a chyflwyno ceisiadau am ddiwygio(!).

Pam mai dim ond un cyfeiriad sy’n cael ei nodi pan ofynnir am dri

Yn aml dim ond un cyfeiriad sy’n cael ei nodi; cyfeiriad yr eiddo - er bod gofyn am ddau gyfeiriad arall - cyfeiriad y gwerthwr a chyfeiriad y prynwr.

Fe’i heglurwyd i mi fel hyn [wedi ei aralleirio]

Mae’r prynwr yn mynd i symud i gyfeiriad yr eiddo - felly rydyn ni’n rhoi cyfeiriad yr eiddo fel eu cyfeiriad. Y gwerthwr - dydyn ni ddim yn gwybod i ble maen nhw’n symud - felly rydyn ni’n rhoi cyfeiriad yr eiddo fel eu cyfeiriad nhw hefyd.

Felly un cyfeiriad sydd i’r prynwr a’r gwerthwr. Mae hyn yn tanseilio cywirdeb y data ac yn peri i ni holi - a oes gwerth mewn gofyn am dri chyfeiriad?

Fe wnaethon ni hefyd archwilio senarios lle nad oes cyfeiriad.

Anaml yr oedd diffyg bodolaeth cyfeiriad yn broblem ar gyfer treth breswyl

Fe wnaethon ni ddarganfod nad oedd diffyg cyfeiriad yn broblem ar gyfer eiddo preswyl. Dim ond problem ar gyfer eiddo masnachol oedd hwn, yn enwedig os oedd yn drafodiad tir yn unig. Clywsom sut yr oedd angen i’r asiant e-bostio cynllun at ACC weithiau (nid oes cyfleuster uwchlwytho). Ac fe wnaethom ddarganfod nad oes safon gytunedig ar gyfer esbonio’r lleoliad heblaw adlewyrchu’r geiriau a ysgrifennwyd yn y gweithredoedd teitl.

Mae yna wahaniaeth rhwng pan fydd y ffurflen TTT yn cael ei chwblhau a phroses yr asiant ei hun

Ac yn olaf fe wnaethom ddarganfod, oherwydd bod y ffurflen yn cael ei chwblhau ar ôl i’r trafodiad ddigwydd - nad oes llawer o ymgysylltiad rhwng yr asiant na’u cleient a’r manylion sydd angen eu cyflwyno. Cymhelliant yr asiant yw gwneud yn siŵr bod yr holl fanylion ar y ffurflen yr un fath â’r hyn sydd ganddyn nhw yn eu systemau. Unwaith y bydd y trafodiad wedi digwydd mae cleient yr asiant (perchennog yr eiddo) yn colli cymhelliant (ac yn ôl yr hyn a glywsom) yn aml ddim yn ymateb.

Roedd gwybodaeth ychwanegol (na ofynnir amdano fel rhan o drafodiad), fel nifer yr hectarau, yn achosi oedi wrth gyflwyno’r ffurflen gan nad yw’n rhywbeth y mae angen i’r asiantau wybod ac felly nad ydynt yn rhoi o’u hamser er mwyn cael y wybodaeth honno unwaith y bydd y trafodiad wedi’i gwblhau.

Rydyn nin defnyddio canfyddiadau’r ymchwil i feddwl am y dyfodol

Mae canfyddiadau ein hymchwil am heriau gyda ffurflenni’r Dreth Trafodiadau Tir yn ein helpu i ganolbwyntio ar beth allai hefyd fod yn wir am gyfradd Treth Trafodiadau Tir leol i’r dyfodol.

Dywedodd un asiant wrthym:

Cyn belled â’n bod yn casglu’r data cywir fel arfer gallwn gyflwyno ein ffurflenni treth [I CThEM] gydag opsiwn un clic o’n system ni tra bod yn rhaid i ni fewngofnodi a mewnbynnu tipyn o wybodaeth [i’r system TTT] ac mae’n gofnodi dwbl gan ein bod eisoes wedi ei gofnodi ar ein porthol ni.

Rydyn ni bellach yn gwybod bod anghywirdebau mewn data lleoliad fel petaen nhw’n digwydd yn bennaf oherwydd ail-fewnbynnu data i’r ffurflen Treth Trafodiadau Tir â llaw. Rydyn ni’n mynd i ganolbwyntio’n hymdrechion ar edrych ar ba agweddau o’r broses Treth Trafodiadau Tir y gellid ei newid er mwyn gwella’r broses o ddarparu Treth Trafodiadau Tir, Treth Trafodiadau Tir Ranbarthol a hefyd gwella cywirdeb data lleoliad i bawb.

Nodiadau wythnosol

Bob wythnos rydym yn rhannu diweddariad byr ar yr hyn rydym yn ei ddysgu, ynghyd â dolenni i bethau sydd, yn ein barn ni, yn ddiddorol neu'n berthnasol.

Blog

Prototeip

Fe wnaethom adeiladu nifer o brototeipiau i brofi ein rhagdybiaethau, gallu platfform a syniadau.

Darllenwch am y prototeipiau a adeiladwyd gennym

Data tir ac eiddo

Pam fod anghywirdebau’n llithro i gyfeiriadau ar ffurflen y Dreth Trafodiadau Tir?